1. Bestimme zuerst, wohin die Belege sollen
Fürs spätere Wiederfinden reicht eine andere Vorbereitung als für eine Übergabe an die Buchhaltung oder ein Upload-Portal. Kläre zuerst: Wer erhält die Unterlagen, welche Dateiformate sind vorgesehen und sollen Belege einzeln oder gebündelt ankommen?
Lege neue Dateien zunächst in einem Eingang ab. Lade vorhandene digitale Originale herunter, statt sie für die Ablage noch einmal abzufotografieren. Papierbelege bleiben erhalten; ein Foto ist eine zusätzliche digitale Fassung. Prüfe bei mehrseitigen Belegen auch die Rückseite und zugehörige Anhänge.
- Lege einen eindeutigen Ablageort fest, den du später wiederfindest.
- Notiere das Übergabeziel und dessen tatsächliche Vorgaben, bevor du Dateien umwandelst.
- Bewahre Originaldateien und vorhandene Papierbelege getrennt von bearbeiteten Fassungen auf.
- Plane eine zusätzliche Sicherung der Ablage und prüfe gelegentlich, ob sich Dateien daraus wieder öffnen lassen.
2. Entscheide nach der vorhandenen Datei
| Ausgangspunkt | Passender nächster Schritt | Was du beibehältst |
|---|---|---|
| Vollständige, gut lesbare Original-PDF | Öffnen, Seiten und Zuordnung prüfen. Wenn sie zum Übergabeziel passt, genügt eine eindeutig benannte Kopie. | Die empfangene PDF im Originalordner. |
| Foto eines Papierbelegs | Ränder, Licht und Lesbarkeit kontrollieren. Bei Bedarf mit dem Dokumentenscanner manuell zuschneiden, die Perspektive korrigieren und eine Bild-PDF erstellen. | Das unbearbeitete Foto und den Papierbeleg. |
| Mehrere PDFs gehören zu demselben Beleg | Nur wenn eine gemeinsame Datei gebraucht wird: Arbeitskopien in der richtigen Reihenfolge zusammenfügen und das Ergebnis vollständig durchsehen. | Jede ursprüngliche Einzeldatei. |
| Eine Sammel-PDF enthält mehrere eigenständige Belege | Bei Bedarf in Arbeitskopien aufteilen. Für jeden Beleg alle zugehörigen Seiten übernehmen; die Sammeldatei bleibt bestehen. | Die vollständige Sammel-PDF samt ursprünglicher Reihenfolge. |
| Unterstützte Rechnungs-XML oder PDF mit ZUGFeRD-Anhang | Mit dem E-Rechnungsleser die strukturierten Rechnungsdaten ansehen und mit der erwarteten Rechnung abgleichen. | Die vollständige empfangene Datei; nicht durch einen Screenshot oder eine reine Ansicht ersetzen. |
3. Trenne Original, Arbeit und Übergabe
Die folgende Ordnerstruktur ist eine Vorlage, kein vorgeschriebenes System. Im Beispiel bekommt jeder Beleg eine interne Kennung: B-2026-0901, B-2026-0902 und so weiter. Diese Kennung ist deine Zuordnung und ersetzt keine Rechnungsnummer.
Der Monatsordner folgt hier dem Belegdatum. Ist das Datum unklar, bleibt der Beleg zunächst im Eingang mit einem Prüfhinweis. Errate kein Datum, nur damit die Ablage hübscher aussieht.
Im Originalordner behältst du den ursprünglichen Dateinamen und Inhalt. Weil jeder Beleg einen eigenen Ordner hat, geraten gleich benannte Downloads nicht durcheinander. Bearbeitete Fassungen kommen nach ‹arbeit›; nur fertig geprüfte Übergabekopien nach ‹bereit›.
Belege/
00_eingang/
2026-09/
B-2026-0901/
original/
Rechnung_8421.pdf
arbeit/
2026-09-03_feldweg-buero_rechnung_8421_B-2026-0901_v01.pdf
bereit/
2026-09-03_feldweg-buero_rechnung_8421_B-2026-0901.pdfLege ‹arbeit› nur an, wenn du tatsächlich eine Bearbeitung brauchst. Eine bereits passende Original-PDF brauchst du nicht weiter zu bearbeiten. Für den nächsten Beleg verwendest du einen neuen Belegordner und dessen eigene Kennung.
‹Bereit› beschreibt ausschliesslich den geprüften Dateistand. Es bedeutet weder bezahlt noch verbucht. Solche fachlichen Zustände hältst du in der dafür vorgesehenen Übersicht oder Anwendung fest.
4. Benenne Kopien nach einer festen Regel
BELEGDATUM_absender_belegart_belegnummer_BELEG-ID.ext Arbeitsfassung: vor der Endung _v01, _v02 usw. ergänzen. Fehlende Belegnummer: ohne-nummer verwenden. Unklares Belegdatum: erst klären, bis dahin im Eingang lassen. Beispiel: 2026-09-03_feldweg-buero_rechnung_8421_B-2026-0901.pdf
Verwende im Beispiel kurze Absendernamen, Bindestriche innerhalb eines Felds und Unterstriche zwischen den Feldern. Schreibe das Datum als Jahr-Monat-Tag. Das ist eine nachvollziehbare eigene Konvention, keine allgemeine Vorgabe für jedes Portal.
Behalte die tatsächliche Dateiendung bei. Aus einer XML-Datei wird durch Umbenennen in ‹.pdf› keine PDF. Falls ein Empfänger andere Namen verlangt, erstelle eine entsprechend benannte Übergabekopie und halte ihre Zuordnung zum Original fest.
| Beleg | Ausgangsdatei und Inhalt | Vorgesehene Übergabekopie |
|---|---|---|
| B-2026-0901 | Rechnung_8421.pdf: Feldweg Büro, Rechnung 8421 vom 03.09.2026, zwei Seiten. | 2026-09-03_feldweg-buero_rechnung_8421_B-2026-0901.pdf |
| B-2026-0902 | IMG_3021.jpg: Café Morgenrot, Quittung ohne Nummer vom 04.09.2026. Der untere Rand fehlt im Foto. | Erst nach einer vollständigen neuen Aufnahme: 2026-09-04_cafe-morgenrot_quittung_ohne-nummer_B-2026-0902.pdf |
| B-2026-0903 | invoice_117.xml: eine unterstützte strukturierte Rechnungs-XML von Tannen Technik, Rechnung 117 vom 05.09.2026. | Wenn das Übergabeziel XML vorsieht: 2026-09-05_tannen-technik_rechnung_117_B-2026-0903.xml |
5. Prüfe den Inhalt, nicht bloss den Dateinamen
B-2026-0901: Zwei Seiten, eine Rechnung
Öffne Rechnung_8421.pdf und kontrolliere beide Seiten, ihre Reihenfolge und die Rechnungsnummer. Im Beispiel ist die Datei vollständig und für den Empfänger passend. Lege eine benannte Kopie in ‹bereit› ab; Zusammenfügen oder Aufteilen ist nicht nötig.
B-2026-0902: Fehlender Rand bleibt ein Stoppgrund
Das Foto IMG_3021.jpg zeigt den unteren Belegbereich nicht. Erstelle keine vermeintlich fertige PDF daraus. Nimm den Papierbeleg erneut vollständig auf und kontrolliere das neue Bild, bevor du Zuschnitt, Perspektive und PDF-Ausgabe bearbeitest. Bis dahin bleibt die Übergabe offen.
Dokumentfotos aufbereiten – auf Vitali Web Tools Bis zu zehn PNG-/JPEG-/WebP-Fotos; je 10 MiB und 20 Megapixel, zusammen 40 MiB. Manuell korrigierte, geordnete Seiten als Bild-PDF.Ecken, Perspektive und Lesbarkeit selbst prüfen. Keine OCR; das Ergebnis enthält keinen durchsuchbaren Text.Zuschnitt und Perspektivkorrektur ergänzen keine fehlenden Bildbereiche. Dafür brauchst du eine neue vollständige Aufnahme.
B-2026-0903: Struktur erhalten, Ausgabeziel klären
Öffne die unterstützte XML im E-Rechnungsleser und prüfe Aussteller, Rechnungsnummer, Datum und ausgewiesene Beträge gegen die erwartete Rechnung. Im Beispiel ist noch offen, ob der Empfänger XML annimmt. Bewahre invoice_117.xml vollständig auf und kläre das Zielformat, bevor du den Beleg als bereit markierst.
Strukturierte E-Rechnung auslesen – auf Vitali Web Tools UBL-/CII-XML bis 5 MiB oder PDF mit eingebetteter Rechnungs-XML bis 25 MiB; bis zehn Dateien und 50 MiB zusammen. Ausgelesene Positionen und ausgewählte Rechenprüfungen als XLSX oder JSON.Kein Leser für beliebige Rechnungsfotos oder normale Rechnungs-PDFs. Keine vollständige Rechnungsvalidierung.Die Anzeige strukturierter Daten ist eine Prüfhilfe. Sie bestätigt weder die sachliche Richtigkeit einer Rechnung noch ihre Verbuchung.
- Öffne jede fertige Ausgabedatei erneut, nicht nur die Vorschau im Werkzeug.
- Vergleiche Anzahl und Reihenfolge der Seiten mit dem Original.
- Prüfe insbesondere Ränder, kleine Schrift, Datum, Nummern und Beträge auf Lesbarkeit.
- Kläre fehlende oder widersprüchliche Angaben an der Quelle. Ergänze sie nicht nach Vermutung.
- Prüfe ähnliche Dateien auf denselben Beleg, bevor du beide weitergibst. Gleiche Dateinamen allein entscheiden nicht über Dubletten.
6. Übergib Dateien mit einer kurzen Zustandsliste
Gib nur die für den vereinbarten Zweck vorgesehenen Fassungen weiter. Halte offen gebliebene Punkte ausdrücklich fest. Eine kleine Übergabeliste verhindert, dass eine fehlende Datei mit einem erledigten Vorgang verwechselt wird.
Die Liste unten setzt die drei fiktiven Fälle fort: Nur B-2026-0901 ist bereit. B-2026-0902 wartet auf eine vollständige Aufnahme; bei B-2026-0903 ist das Zielformat offen. Sobald ein Punkt geklärt ist, aktualisierst du den Zustand und prüfst die konkrete Übergabedatei.
Übergabeprüfung: 06.09.2026 Ziel / Empfänger: [eintragen] Vereinbarter Übermittlungsweg: [eintragen] B-2026-0901 | BEREIT Original: 2026-09/B-2026-0901/original/Rechnung_8421.pdf Übergabe: 2026-09/B-2026-0901/bereit/2026-09-03_feldweg-buero_rechnung_8421_B-2026-0901.pdf Prüfung: beide Seiten vollständig; Reihenfolge und Nummer geprüft B-2026-0902 | OFFEN Original: IMG_3021.jpg und Papierbeleg erhalten Nächster Schritt: vollständige neue Aufnahme; danach erneut prüfen Noch keine Übergabedatei freigegeben B-2026-0903 | OFFEN Original: invoice_117.xml erhalten Nächster Schritt: klären, ob das Ziel XML annimmt Noch keine Übergabedatei freigegeben Tatsächlich übergeben am: [erst nach Übergabe eintragen] Empfang / Rückmeldung: [eintragen, sobald bekannt]
Wenn du den Beleg auch fachlich einordnen möchtest
Für die Ablage musst du keinen Rechnungswesenkurs absolvieren. Wenn du zusätzlich verstehen möchtest, welche Rolle ein Beleg im Rechnungswesen spielt, führt dich die Beleg-Lektion auf Rechnungswesen lernen weiter. Sie ist mit ungefähr 80 Minuten ausgewiesen und setzt Vorkenntnisse voraus. Das ist ein optionaler Fachschritt und keine Voraussetzung für diese Checkliste.
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