Erst die Felder lesen, dann die Dateien anfassen
Öffne die tatsächliche Upload-Anleitung und notiere für jedes Feld den verlangten Inhalt, die erlaubten Formate und die Anzahl Dateien. Ergänze Dateigrösse, Seitenzahl, Seitenfolge oder Bildmasse nur dort, wo das Portal sie wirklich vorgibt. Eine Grenze pro Datei ist etwas anderes als eine Grenze für das gesamte Paket.
Halte auch fest, ob eine unveränderte Originaldatei, eine vorhandene Signatur oder ein weiterhin bearbeitbares Formular verlangt wird. Lässt sich eine Vorgabe nicht eindeutig klären, frage beim Empfänger nach, bevor du die einzige vorhandene Fassung veränderst.
Vorgang: Formularfeld / genaue Bezeichnung: Verlangter Inhalt: Erlaubte Formate und Anzahl Dateien: Grössenlimit: pro Datei / insgesamt / nicht angegeben Seitenzahl, Reihenfolge oder Bildmasse: Erforderliche Originaleigenschaften: Quelle der Vorgaben und Prüfdatum: Zugeordnete Originaldatei(en): Geplante Einreichungsdatei und Version: Offene Frage / nächster Schritt:
Ein fiktiver Projektantrag mit drei Uploadfeldern
Das folgende Portal, seine Vorgaben, Dateien und Messwerte sind vollständig fiktiv. Sie zeigen die Planung eines Pakets; sie sind keine allgemeingültigen Uploadregeln und keine Messergebnisse deiner Dateien.
Für Antrag 017 liegen ein ausgefülltes dreiseitiges Formular, ein zweiseitiger Kostenplan, eine dreiseitige Projektbeschreibung und ein Projektfoto vor. Die beiden Nachweis-PDFs sind in diesem Beispiel einfache, nicht signierte Dokumente ohne Formularfelder.
| Uploadfeld | Beispielvorgabe | Benötigte Quelle | Geplante Datei |
|---|---|---|---|
| Antragsformular | Ein PDF, höchstens 2 MB; alle drei ausgefüllten Seiten | formular.pdf | antrag-017_formular_v01.pdf |
| Nachweise | Ein PDF, höchstens 5 MB; Kostenplan vor Projektbeschreibung | kostenplan.pdf + projektbeschreibung.pdf | antrag-017_nachweise_v01.pdf |
| Projektbild | Ein JPEG, höchstens 200 KB und 800 × 600 Pixel | projektbild.png | antrag-017_projektbild_v01.jpg |
Im Beispiel bezeichnet MB eine Million Bytes und KB tausend Bytes. Das muss beim echten Portal gegebenenfalls geklärt werden: 200 KB sind 200’000 Bytes, 200 KiB dagegen 204’800 Bytes. Die Dateiendung allein beweist weder das tatsächliche Format noch eine passende Grösse.
Nur die nötige Arbeitskopie bearbeiten
Eine passende Datei direkt übernehmen
Erfüllt das Original bereits Inhalt und Vorgaben, brauchst du keine Umwandlung. Prüfe es und ordne es dem richtigen Feld zu. Bearbeitung ist kein Pflichtprogramm.
Ein Dokument liegt nur als Foto vor
Bereite die vorhandenen Pixel mit dem Dokumentenscanner auf: Ecken, Perspektive, Seitenfolge und Lesbarkeit kontrollieren. Das Ergebnis ist ein Bild-PDF ohne durchsuchbaren Text. Es ersetzt keinen verlangten digitalen Originalbeleg.
Dokumentfotos aufbereiten – auf Vitali Web Tools Bis zu zehn PNG-/JPEG-/WebP-Fotos; je 10 MiB und 20 Megapixel, zusammen 40 MiB. Manuell korrigierte, geordnete Seiten als Bild-PDF.Ecken, Perspektive und Lesbarkeit selbst prüfen. Keine OCR; das Ergebnis enthält keinen durchsuchbaren Text.Ein Feld erwartet mehrere PDFs als eine Datei
Füge nur die tatsächlich zusammengehörenden Dokumente in der verlangten Reihenfolge zusammen. Im Beispiel ergeben zwei Seiten Kostenplan und drei Seiten Projektbeschreibung genau fünf Seiten. Der Merger akzeptiert zwei bis zehn PDFs, zusammen höchstens 20 MiB und 200 Seiten; Formular- und Signaturfelder sowie Verschlüsselung werden abgewiesen.
PDFs zusammenfügen – auf Vitali Web Tools Zwei bis zehn PDFs in der gewünschten Reihenfolge. Ein zusammengefügtes PDF.Zusammen höchstens 20 MiB und 200 Seiten. Verschlüsselte PDFs sowie Formular- und Signaturfelder werden abgewiesen.Ein Sammel-PDF muss auf verschiedene Felder verteilt werden
Lege vor dem Aufteilen fest, welche Quellseiten zu welchem Dokument gehören. Prüfe die Gruppengrenzen und die Ausgabedateien. Der Gruppenmodus akzeptiert bis 25 MiB und 100 Seiten und erstellt ein ZIP mit Seitenzuordnung. Er erkennt gescannte Belege nicht automatisch per OCR.
PDF-Seiten aufteilen – auf Vitali Web Tools Ein PDF und eine bestätigte Seitenauswahl oder Gruppierung. Ein ausgewählter Seitenstapel oder mehrere PDFs als ZIP mit Zuordnung.Gruppieren: bis 25 MiB und 100 Seiten. Einzelne Seiten extrahieren: bis 20 MiB und 200 Seiten. Textanker verwenden vorhandenen Text, keine OCR; Gruppengrenzen manuell kontrollieren.Format, Abmessungen oder Grösse passen noch nicht
Prüfe bei einem PDF zuerst die Befunde gegen deine eingetragenen Portalvorgaben. Für das fiktive Projektfoto kann der Bildkompressor ein JPEG innerhalb der bestätigten Grenzen suchen. Prüfe anschliessend die tatsächlich erzeugte Datei und ihre Lesbarkeit.
PDF gegen Upload-Vorgaben prüfen – auf Vitali Web Tools Ein PDF und die tatsächlichen Grenzen des Zielportals. Prüfbericht zu Struktur, Dateigrösse, Seiten und Abmessungen.Bis 25 MiB und 100 Seiten. Keine Zusage zur Portalannahme oder PDF/A- und Signaturprüfung.Bilder verkleinern – auf Vitali Web Tools Bild bis 10 MiB und 20 Megapixel mit bestätigten Zielvorgaben; PDF-Modus bis 10 MiB und zehn Seiten. Eine erneut prüfbare verkleinerte Datei.Der optionale Bild-PDF-Modus rastert Seiten: durchsuchbarer Text, Formulare und Signaturen gehen dabei verloren. Original erhalten.
Ein Paket, eine freigegebene Fassung
Lege Einreichungsdateien getrennt von Originalen und Zwischenständen ab. Der Vorgang, die Dokumentrolle und eine Versionsnummer gehören in den Namen, soweit die Portalvorgaben das zulassen.
Ändert sich nach der Prüfung eine Datei, bekommt sie eine neue Version und wird erneut geprüft. Notiere im Anforderungsblatt, welche Version tatsächlich ausgewählt wurde. So bleibt eine spätere Rückfrage zu Nachweisen von der längst verworfenen Arbeitskopie unterscheidbar.
Vorgang: antrag-017 Formularfeld: Nachweise Einreichungsdatei: antrag-017_nachweise_v01.pdf Quellen: kostenplan.pdf (2 Seiten), projektbeschreibung.pdf (3 Seiten) Soll-Reihenfolge: Kostenplan, dann Projektbeschreibung Prüfung: 5 Seiten; Inhalt vollständig; lesbar; Portalvorgaben abgeglichen Geprüft am / durch: Ausgewählt im Formular am: Übermittelt am: Bestätigung / Vorgangsnummer: Offene Rückfragen:
Die fertigen Dateien gegen die Matrix prüfen
Öffne die heruntergeladenen Dateien erneut. Kontrolliere jede Seite, kleine Schrift, abgeschnittene Ränder, Orientierung und Reihenfolge. Kontrolliere zusätzlich das Format und die tatsächlichen Bytes; ein passender Dateiname oder eine Vorschau vor dem Export reicht nicht.
| Dateirolle | Ergebnis im Beispiel | Abgleich | Zusätzliche Sichtprüfung |
|---|---|---|---|
| Formular | PDF · 256’000 Bytes · 3 Seiten | Unter 2’000’000 Bytes; drei Seiten vorhanden | Alle Felder und Seiten vollständig |
| Nachweise | PDF · 1’480’000 Bytes · 5 Seiten | Unter 5’000’000 Bytes; 2 + 3 = 5 Seiten | Kostenplan zuerst, danach Projektbeschreibung |
| Projektbild | JPEG · 182’400 Bytes · 800 × 600 Pixel | Unter 200’000 Bytes; beide Pixelgrenzen eingehalten | Motiv vollständig und ausreichend erkennbar |
Zuordnen, absenden, Nachweis behalten
Jedes Feld einzeln abgleichen
Wähle die freigegebene Version und vergleiche den angezeigten Namen mit deiner Matrix. Prüfe eine angebotene Portalvorschau. Dass irgendwo eine Datei ausgewählt ist, bedeutet noch nicht, dass im richtigen Feld die richtige Datei liegt.
Die vollständige Einreichung kontrollieren
Prüfe vor dem letzten Absenden die Dokumentliste und offene Fehlermeldungen. Eine hochgeladene Anlage allein ist noch kein abgeschlossener Antrag. Bei einer Ablehnung die konkrete Meldung und Feldzuordnung prüfen, statt wahllos alles weiter zu verkleinern.
Den Abschluss dokumentieren
Speichere die vorhandene Bestätigung oder Vorgangsnummer mit Datum und Einreichungsprotokoll. Fehlt eine eindeutige Rückmeldung, kontrolliere den Vorgangsstatus oder frage beim Empfänger nach, bevor du mehrfach einreichst.
Ist das Paket bereit?
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Quellen und weiterführende Hinweise
- Vitali Web Tools: PDF-Upload-Prüfung und ihre Grenzen – Technische Kriterien, unterstützte Formularfixierung und verbleibende Unsicherheiten.
- Vitali Web Tools: Bildgrösse, Format und Pixel prüfen – Bedienungsanleitung für den einzelnen Bildschritt; KB/KiB und Grenzen des Bild-PDF-Modus.
- Vitali Web Tools: PDF-Gruppen und Seitenzuordnung – Gruppenexport mit Manifest und getrennte Seitenauswahl.