Das Zielsystem bestimmt den Vertrag
Kläre vor der Konvertierung das akzeptierte Dateiformat, die Kopfzeile, Feldnamen, Pflichtfelder und Zelltypen. Halte fest, welche Kennung einen Datensatz eindeutig macht, wie Daten und Beträge geschrieben werden müssen und welche Werte überhaupt erlaubt sind.
Kläre ausserdem die Wirkung des Imports: Werden Datensätze angelegt, bestehende ergänzt oder überschrieben? Was geschieht bei einem bereits vorhandenen Schlüssel? Gibt es eine Vorschau oder Testumgebung und einen dokumentierten Korrekturweg? Diese Antworten kommen aus dem tatsächlichen Zielsystem. Ein Dateitool kann sie nicht erraten.
Zielsystem / Importfunktion: Quelle der Importvorgaben und Prüfdatum: Dateiformat, Kodierung, Trennzeichen und Kopfzeile: Pflichtfelder und erlaubte Werte: Eindeutiger Datensatzschlüssel: Datums-, Zahlen- und Währungsregeln: Wirkung: anlegen / ergänzen / überschreiben Umgang mit vorhandenen Schlüsseln und Dubletten: Erwartete Datensatzanzahl und geeignete Kontrollsummen: Vorschau / Testmöglichkeit / Korrekturweg: Verantwortliche Person für Prüfung und Freigabe:
Quelle, Arbeitsdatei und Importfassung auseinanderhalten
Die Herkunft festhalten
Bewahre die ursprüngliche Datei auf. Notiere Exportzeitpunkt oder Belegstand, enthaltenen Zeitraum, ausgewähltes Tabellenblatt und angewendete Filter. Eine fehlende Zeile kann bereits im Quell-Export fehlen; spätere Formatierung bringt sie nicht zurück.
Nur bei Bedarf eine Tabelle gewinnen
Liegt die Quelle als Bild oder PDF vor, kann Tabelle zu Excel vorhandenen Text oder ausdrücklich gestartete OCR nutzen. Prüfe erkannte Zellen gegen ihre Quellausschnitte. Der Ablauf ist auf fünf Bilder beziehungsweise PDF-Seiten und insgesamt 200 Zeilen, 30 Spalten sowie 6’000 Zellen begrenzt.
Tabelle aus Bild oder PDF gewinnen – auf Vitali Web Tools Bis zu fünf Bilder oder PDF-Seiten mit einer Tabelle. Manuell korrigierbare Zellen und CSV-/XLSX-Export.Vorhandener PDF-Text oder ausdrücklich gestartete OCR. Höchstens 200 Zeilen, 30 Spalten und 6’000 Zellen; Erkennung immer prüfen.Eine vorhandene Tabelle gezielt prüfen
Liegt bereits eine CSV vor, entfällt die Bilderkennung. CSV-Reparatur hilft bei Struktur und Zellwerten; die zulässigen Zielfelder bestimmst weiterhin du. Akzeptiert werden bis 5 MiB, 10’000 Zeilen, 256 Spalten und 100’000 Zellen. Bereits verlorene Ziffern lassen sich nicht verlässlich rekonstruieren.
CSV-Struktur und Kennungen prüfen – auf Vitali Web Tools CSV bis 5 MiB mit bekannten Spalten und erwarteten Zelltypen. Geprüfte CSV oder XLSX mit bestätigten Einstellungen.Bis 10’000 Zeilen, 256 Spalten und 100’000 Zellen. Bereits verlorene Ziffern können nicht wiederhergestellt werden.Eine konkrete Fassung zur Prüfung abgeben
Speichere die geprüfte Arbeitsfassung und den tatsächlichen Export getrennt vom Original. Halte Änderungen, ausgeschlossene Zeilen und Gründe fest. Ändert sich nach der Freigabe ein Wert oder eine Exportoption, ist eine neue Prüfung nötig.
Ein fiktiver Import mit vier ausdrücklich definierten Feldern
Unser erfundenes Zielsystem nimmt drei Kostenbelege als UTF-8-CSV mit Semikolon und Kopfzeile an. Es erwartet genau die folgenden vier Felder. Alle Beträge sind in CHF; der negative Wert ist im Beispiel eine zulässige Gutschrift. Die Quelle schreibt Daten ausdrücklich als Tag.Monat.Jahr.
| Quellfeld | Zielfeld | Vereinbarter Typ | Prüfregel im Beispiel |
|---|---|---|---|
| Beleg | beleg_id | Text | Vier Zeichen, nicht leer, eindeutig; führende Nullen erhalten |
| Datum | buchungsdatum | Datum im Format JJJJ-MM-TT | Gültiges Kalenderdatum; im bestätigten Zeitraum 04.–06.09.2026 |
| Betrag CHF | betrag_chf | Dezimalbetrag | Dezimalpunkt, zwei Nachkommastellen; Vorzeichen erhalten |
| KST | kostenstelle | Text | Genau vier Zeichen; im Beispiel nur 0042 oder 0100 |
Beleg;Datum;Betrag CHF;KST 0007;04.09.2026;120,00;0042 0008;05.09.2026;-20,50;0042 0009;06.09.2026;35,25;0100
beleg_id;buchungsdatum;betrag_chf;kostenstelle 0007;2026-09-04;120.00;0042 0008;2026-09-05;-20.50;0042 0009;2026-09-06;35.25;0100
Bestätige die Feldzuordnung und nötigen Typumwandlungen in deinem tatsächlichen Bearbeitungs- beziehungsweise Importablauf. Die Beispiele sind keine automatisch ausgeführte Konvertierung. Beleg 0008 bleibt derselbe Datensatz; nur Feldnamen, Datumsdarstellung und vereinbarte Dezimalschreibweise ändern sich.
CSV enthält Zeichen, aber keine verbindliche Anweisung an jedes Zielsystem, eine Kennung als Text zu behandeln. Kontrolliere deshalb im Importdialog oder Testlauf ausdrücklich, dass 0007 und 0042 ihre Nullen behalten. Auch Anführungszeichen allein sind dafür keine Garantie.
Vorher festlegen, woran du eine richtige Übernahme erkennst
| Kontrolle | Erwarteter Wert | Was zusätzlich geprüft werden muss |
|---|---|---|
| Datenzeilen | 3, ohne Kopfzeile | Keine Zeile fehlt oder wurde doppelt übernommen |
| Eindeutige Belegkennungen | 0007, 0008, 0009; genau 3 | Kennungen bleiben Text und stimmen je Datensatz |
| Gesamtsumme in CHF | 120.00 − 20.50 + 35.25 = 134.75 | Nur bestätigte CHF-Beträge addieren; Vorzeichen prüfen |
| Kostenstelle 0042 | 120.00 − 20.50 = 99.50 CHF | Beide Belege sind der richtigen Kostenstelle zugeordnet |
| Kostenstelle 0100 | 35.25 CHF | Beleg 0009 fehlt nicht und wurde nicht umgebucht |
| Datumsbereich | 2026-09-04 bis 2026-09-06 | Jedes Datum am eigenen Quelldatensatz prüfen |
Diese Kontrollen ergänzen einander. Eine richtige Gesamtsumme beweist weder richtige Kennungen noch richtige Kostenstellen. Ausgleichende Fehler können sich verstecken. Prüfe deshalb Schlüssel und wichtige Felder auch datensatzweise. Verschiedene Währungen oder Einheiten werden ohne ausdrücklich vereinbarte Umrechnung nicht zu einer gemeinsamen Kontrollsumme vermischt.
Wenn zwei vergleichbare Listen vorliegen, etwa die freigegebene Fassung und ein Export nach dem Import, kann der Listenvergleich fehlende, neue oder veränderte Datensätze sichtbar machen. Wähle einen bestätigten Schlüssel und die relevanten Vergleichsspalten. Doppelte Schlüssel bleiben mehrdeutig und müssen geklärt werden.
Wann die Datei noch keine Freigabe bekommt
- Ein Pflichtfeld fehlt oder die Feldzuordnung ist nur geraten.
- Eine Kennung ist leer, doppelt oder hat Zeichen verloren. 0007 und 7 sind im Beispiel nicht austauschbar.
- Das Quell-Datumsformat ist unklar oder ein Datum liegt ausserhalb des bestätigten Zeitraums.
- Eine OCR-Zelle, ein Vorzeichen oder ein Dezimaltrennzeichen lässt sich nicht sicher mit der Quelle abgleichen.
- Datenzeilen, Schlüsselbestand oder geeignete Kontrollsummen weichen ungeklärt vom Soll ab.
- Ein vorhandener Datensatz würde unerwartet überschrieben oder die Wirkung eines erneuten Imports ist unbekannt.
Im Beispiel wäre eine zweite Zeile mit beleg_id 0008 ein Stoppgrund, kein Anlass, einfach die erste Zeile zu behalten. Ebenso wenig darf aus einer unbekannten Kostenstelle stillschweigend 0042 werden. Halte den betroffenen Datensatz und die offene Frage fest, kläre die Quelle und erstelle danach eine neue geprüfte Fassung.
Eine Person gibt frei, das Zielergebnis wird abgenommen
Vorschau oder Testlauf nutzen, wenn vorhanden
Prüfe besonders führende Nullen, negative Beträge, Daten und bereits vorhandene Schlüssel. Stelle vorher sicher, ob ein Testlauf Daten verändert. Gibt es keine Testmöglichkeit, müssen Wirkung und Korrekturweg vor der endgültigen Freigabe geklärt sein.
Genau diese Datei freigeben
Notiere Dateiname, Version, Kontrollwerte, Prüfer und Zeitpunkt. Die Freigabe gilt für diese Fassung mit diesen Importeinstellungen. Ein später rasch korrigierter Wert gehört erneut in die Prüfung.
Den Import im Zielsystem abgleichen
Lies importierte, abgewiesene und gegebenenfalls aktualisierte Datensätze getrennt ab. Vergleiche die übernommenen Werte mit dem Soll. Im Beispiel müssen die drei erwarteten Belegkennungen, ihre Felder und 134.75 CHF stimmen. Speichere vorhandene Importberichte oder aussagekräftige Ergebnisexporte.
Abweichungen kontrolliert behandeln
Bei einem Teilimport nicht blind dieselbe Datei erneut einspielen. Kläre zuerst, welche Datensätze schon vorhanden sind und wie das Zielsystem Wiederholungen behandelt. Dokumentiere die Korrektur; die Abnahme bleibt bis zur Klärung offen.
Importvorgang / Zweck: Quellstand, Zeitraum, Tabellenblatt und Filter: Arbeitsdatei / Änderungen / ausgeschlossene Zeilen: Freigegebene Importdatei und Version: Bestätigtes Zielschema und Importeinstellungen: Soll: Zeilen / Schlüsselbestand / Summen je Währung und Gruppe Prüfer / Prüfdatum / offene Punkte: Freigegeben durch / Zeitpunkt: Importiert am / Vorgangskennung: Ergebnis: angelegt / aktualisiert / abgewiesen Abgleich mit Sollwerten: Abweichung und Korrekturweg: Abgenommen durch / Zeitpunkt:
Ist der Import nachvollziehbar freigegeben?
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Quellen und weiterführende Hinweise
- Vitali Web Tools: Tabelle aus Bild oder PDF gewinnen – Quellausschnitte, OCR-Kontrolle und ausdrückliche Zahlentypen beim optionalen Erfassungsschritt.
- Vitali Web Tools: CSV für Excel reparieren und Kennungen erhalten – Vertiefende Bedienungsanleitung zu Zeichen, Zelltypen, Export und den Grenzen von CSV.
- Vitali Web Tools: Excel-Listen über bestätigte Schlüssel abgleichen – Zuordnung, mehrdeutige Schlüssel und Ergebnisprüfung bei einem optionalen Listenabgleich.